Fungsi Sistem Informasi Manajemen Pada Perusahaan

KEGUNAAN ATAU FUNGSI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA PERUSAHAAN

Pengertian Sistem Informasi

Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem yang cukup kompleks. Sistem ini dapat berjalan dengan baik apabila semua proses didukung dengan teknologi yang tinggi, sumber daya yang berkualitas, dan yang paling penting komitmen perusahaan. Sistem Informasi Manajemen berguna untuk mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem Informasi Manajemen bertujuan menghasilakn informasi yang berguna untuk perusahaan. Kegiatan ini mendukung proses bisnis perusahaan dan perlu diperhatikan untuk kelangsungan perusahaan. Oleh karena itu, komitmen perusahaan untuk menjalankan Sistem Informasi Manajemen haruslah sangat tinggi agar proses yang terjadi dilantai produksi menjadi menguntungkan bagi perusahaan.

Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang menyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis. Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.

    Tujuan Sistem Informasi  Manajemen :

1.      Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.

2.      Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.

3.      Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Beberapa kegunaan atau fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:

1.Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.

2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.

3.  Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

4.  Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.

5.  Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.

7.  Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.

Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.

Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.

Sistem Informasi Manajemen untuk Pendukung Pengambilan Keputusan.

Sebuah sistem keputusan, yaitu model dari sistem dengan mana keputusan diambil, dapat tertutup atau terbuka. Sebuah sistem keputusan tertutup menganggap bahwa keputusan dipisah dari masukkan yang tidak diketahui dari lingkungan. Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap mengetahui semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya masing-masing.

Sistem Informasi Manajemen Berdasarkan Kegiatan Manajemen.

Sistem Informasi Untuk Pengendalian Operasional. Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang sudah ditentukan lebih dahulu. Sebagian besar keputusan bisa diprogramkan.

Sistem Informasi Untuk Pengendalian Manajemen. Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh manajer departemen untuk mengukur pekerjaan, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan personalia operasional, dna mengalokasi sumber daya.

Sistem Informasi Untuk Perencanaan Strategis. Tujuan perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasi akan mampu mencapai tujuannya. Horison waktu untuk perencanaan strategis cenderung lama, sehingga perubahan mendasar dalam organisasi bisa diadakan.

Sistem Informasi Manajemen Berdasarkan Fungsi Organisasi. Sistem informasi manajemen dapat dianggap sebagai suatu federasi subsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatu organisasi. Masing-masing subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi yntuk membentuk semua proses informasi yang berhubungan dengan fungsinya, walaupun akan menyangkut database, model base dan beberapa program komputer yang biasa untuk setiap subsistem fungsional. Dalam masing-masing subsistem fungsional, terdapat aplikasi untuk proses transaksi, pengendalian operasional, pengendalian manajemen, dan perencanaan strategis.

CONTOH PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Penerapan Sistem Informasi Manajemen atau yang disingkat SIM bisa dalam berbagai bidang. Berikut ini saya akan memeberikan contoh penereapan SIM di bidang Rumah Sakit.

PENGERTIAN SISTEM INFORMASI RUMAH SAKIT

SIM adalah perangkat prosedur yang terorganisasi apabila dijalankan akan memberikan umpan balik dan informasi kepada manajemen tentang masukan, proses, dan keluaran dari suatu siklus manajemen, yaitu perencanaan, pelaksanaan, evaluasi dan pengendalian.

SIM merupakan sebuah sistem mesin pemakai yang terintegrasi yang menyediakan informasi untuk menunjang operasi manajemen dan fungsi-fungsi pengambilan keputusan di dalam sebuah organisasi. Sistem tersebut memanfaatkan perangkat keras dan lunak komputer, dan prosedur-prosedur manual;model-model untuk analisis, perencanaan, pengawasan, dan pengambilan keputusan; dan suatu “database” (Gordon B.Davis dan Margareth H.Olson).

Management Information System is a spesifically designed communication system in which data are gathered, stored, analyzed, formulated, and reported to manager (Rakich-Longest-Darr).

Sistem Informasi Manajemen Rumah sakit adalah sebuah sistem komputerisasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses bisnis layanan kesehatan dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk memperoleh informasi secara tepat dan tepat. sistem informasi rumah sakit umumnya mencakup masalah klinikas (media), pasien dan informasi-informasi yang berkaitan dengan kegiatan rumah sakit itu sendiri.

MEKANISME KONTROL :

Mendukung pengendalian mutu pelayanan medis, penilaian produktivitas, analisis, pemanfaatam dan perkiraan kebutuhan, perencanaan dan evaluasi program, menyederhanakan pelayanan, penilaian klinis, sistem ini berguna untuk menunjang proses fungsi fungsi, manajemen dan pengambilan keputusan dalam memberikan pelayanan kesehatan dirumah sakit.

Sistem Informasi Manajemen merupakan prosedur pemrosesan data berdasarkan teknologi informasi yang terintegrasi dan di intergrasikan dengan prosedur manual dan prosedur yang lain untuk menghasilkan informasi yang tepat waktu dan efektif untuk mendukung proses pengambilan keputusan manajemen, sehingga dalam tahapannya akan membuat bebrapa SOP baru guna menungjang kelancaran penerapan Sistem yang tertata dengan rapih dan baik.

Berdasarkan definisi di atas, maka kita dapat membagi Sistem Informasi Manajemen menjadi 5 komponen utama guna menunjang terlaksanana penerapan sistem informasi yang benar dan sesuai kebutuhan:

1. Software (Sistem Informasi Manajeman Rumah Sakit)
2. Hardware (Perangkat Kerasa berupa Komputer, printer dan lainnya)
3. Networking (Jaringan LAN, Wireless dan lainnya)
4. SOP (Standar Operasional Prosedur)
5. Komitment (Komitmen semua unit/instalasi yang terkait untuk sama-sama mejalankan sistem karena sistem tidak akan berjalan tanpa di Input)
6. SDM (sumberdaya manusia adalah factor utama suksesnya sebuah sistem dimana data diinput dan di proses melalui tenaga-tenaga SMD tersebut)

Sistem Informasi Manajemen saat ini merupakan sumber daya utama, yang mempunyai nilai strategis dan mempunyai peranan yang sangat penting sebagai daya saing serta kompetensi utama sebuah organisasi dalam menyongsong era Informasi ini.

Di bidang    kesehatan    terutama Rumah Sakit sangat membutuhan Sistem Informasi Manajemen untuk meningkatkan kualitas pelayanan bagi masyarakat untuk menyongsong Indonesia Sehat.

Berikut hal-hal yang harus diperhatikan agar Sistem Informasi Manajemen yang dibuat dapat teraplikasikan dengan sukses :

Development Master Plan, cetak biru pembangunan harus dirancang dengan baik mulai dari survei awal hingga berakhirnya implementasi, yang perlu diperhatikan adalah terlibatnya faktor pengalaman dalam membangun pekerjaan yang sama, serta peran serta semua bagian dalam organisasi dalam mensukseskan Sistem Informasi Manajemen yang akan dibangun, master plan ini yang akan menjadi acuan pembuatan sebuah sistem untuk jangka waktu tidak terbatas.

Integrated, dengan integrasi antar semua bagian organisasi menjadi satu      kesatuan, akan membuat sistem berjalan dengan efisien dan efektif sehingga kendala-kendala seperti redudansi, re-entry dan ketidakkonsistenan data dapat dihindarkan, dengan harapan pengguna sistem memperoleh manfaat yang dapat dirasakan secara langsung, perubahan pola kerja dari manual ke computer akan menimbulkan efek baik dan buruk bagi seorang tenga medis.

Development Team, tim yang membangun Sistem Informasi Manajemen harus ahli dan berpengalaman di bidangnya, beberapa bidang ilmu yang harus ada dalam membangun sebuah Sistem Informasi Manajemen yang baik adalah: Manajemen Informasi, Teknik Informasi, Teknik Komputer, dokter, perawat dan tentunya orang-orang sudah sudah berkecipung dibidang pengembangan sistem informasi manajeman khususnya rumah sakit (kesehatan).

Teknologi Informasi, ketepatan dalam memilih Teknologi Informasi sangat penting dalam pembangunan, komponen-komponen Teknologi Informasi secara umum adalah Piranti Keras (Hardware), Piranti Lunak (Software) dan Jaringan((Network).

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih teknologi adalah :

1. Price, harga sesuai dengan Teknologi Informasi yang didapat.
2. Performance, diukur dari kemampuan, kapasitas dan kecepatan Teknologi Informasi menangani proses maupun penampungan data.
3. Flexibility, kemampuan Teknologi Informasi saling beradaptasi dan  kemudahan pengembangan di masa yang akan datang.
4. Survivability, berapa lama Teknologi Informasi mendapatkan dukungan dari vendor maupun pasar.

Yang paling penting adalah sesuikan dengan kebutuhana pengembangan kemasa depan tentunya.

Selain mengikuti suatu siklus hidup, dalam pengembangan sistem informasi, perlu dilakukan beberapa pendekatan, seperti:

1. Sistems Approach, pendekatan sistem merupakan pendekatan yang memperhatikan sistem informasi sebagai suatu kesatuan yang utuh terintegrasi dengan semua kegiatan-kegiatan lain di dalam organisasi. Pendekatan sistem ini juga menekankan pada pencapaian sasaran keseluruhan dari organisasi, tidak hanya memperhatikan sasaran dari sistem informasi saja.

Top-Down Approach, pendekatan ini dimulai dari tingkatan atas organisasi (strategic planning level), yaitu dimulai dengan mendefinisikan sasaran dan kebijakan organisasi. Langkah selanjutnya adalah melakukan analisis kebutuhan informasi. Setelah kebutuhan informasi dapat ditentukan, maka proses turun ke penentuan output, input basis data, prosedur-prosedur operasi dan kontrol. Pendekatan dari atas ke bawah ini sesuai dengan pendekatan sistem.

2. Modular Approach, pendekatan moduler memecah-mecah sistem yang rumit menjadi bagian modul-modul yang lebih sederhana. Sebagai akibatnya, tiap-tiap modul dapat dikembangkan dalam waktu yang tepat sesuai dengan yang direncanakan, mudah dipahami dan mudah dipelihara.
3. Evolutionary Approach, pendekatan ini akan menghasilkan suatu sistem yang mampu beradaptasi dengan perkembangan-perkembangan organisasi di masa yang akan datang, sehingga didapatkan suatu sistem yang mempunyai biaya pemeliharaan yang rendah.

Kendala-kendala yang sering terjadi dilapangan saat implementasi adalah:

1. Ketidak siapan rumah sakit dalam menerapkan sistem informasi yang terintergrasi dan berbasi kmputer.
2. Penyajian data yang belum semua menjadi data elektronik yang akan memudahkan pada proses migrasi data.
3. Komitment yang dilaksanakan secara bersamaan dan menyelur sehingga menimbulkan kekacaun pada data transakit.
4. Koordinasi antar unit bagian yang terkesan mementingkan unit masing-masing.
5. Berubah-ubahnya kebijakan.
6. Mengubah pola kerja yang sudah terbiasa dengan manual ke komputerisasi.
7. Pemahaman yang belum merata antara SDM terkait,

Tujuan Umum

1. Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
2. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
3. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).

Pengantar dan Konsep Dasar SIM

Apa yang dimaksud dengan informasi?

1. Informasi merupakan fakta, kejadian, statistik atau bentuk data lainnya yang dapat dipahami dan mempunyai arti, bernilai atau bermanfaat bagi seseorang untuk keperluan/pekerjaan tertentu.
2. Data pada umumnya harus diolah terlebih dahulu sehingga menjadi informasi yang dapat dipahami dan bermanfaat atau lebih bermanfaat.

Data, Information & Knowledge

1. Data merupakan deskripsi dasar akan suatu, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang dicatat, diklasifikasikan, dan disimpan tanpa suatu pengorganisasian sebelumnya.
2. Knowledge (pengetahuan) terdiri dari data dan/ atau informasi yang telah diorganisasikan dan diproses sehingga memberi pemahaman, pengalaman, pembelajaran, dan keahlian tertentu yang dapat diaplikasikan pada masalah bisnis yang dihadapi.

Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan informasi dan transaksi keuangan.

Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.

Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems).

Sistem informasi personalia (personal information systems).

Sistem informasi distribusi (distribution information systems).

Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).

Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).

Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems).

Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems).

Sistem informasi analisis software

Sistem informasi teknik (engineering information systems).

• Sistem informasi Rumah Sakit (Hospital information systems). Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan informasi dan transaksi keuangan.
• Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.
• Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems).
• Sistem informasi personalia (personal information systems).
• Sistem informasi distribusi (distribution information systems).
• Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).
• Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).
• Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems).
• Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems).
• Sistem informasi analisis software
• Sistem informasi teknik (engineering information systems).